Какие в ОАЭ проводятся проверки компаний, и как к ним подготовиться.

После того как компания создана, выполнены все необходимые шаги после ее регистрации и назначены аудиторы, все еще остается один аспект, о котором вам нужно знать. Это проверки.

В данной статье мы поговорим о проверках, которые могут проводить различные органы и сторонние организации.

Мы вам объясним, зачем проводятся такие проверки, и расскажем вам как быть  готовыми к ним.

В первую очередь вам нужно понимать разницу между внеплановыми проверками со стороны органов власти, а также плановыми проверками, проводимыми поставщиками услуг.

Внеплановые проверки вашей деятельности проводятся администрациями фризон, если ваша компания-резидент фризоны, а если вы владелец местной компании, могут проводиться проверки со стороны Министерства труда и социальных дел, Муниципалитета Дубая и других государственных органов. Все проверки проводятся в рабочее время.

Если к вам пришел инспектор, вы всегда имеете право попросить его предъявить рабочее удостоверение. Целью визита инспектора является проверка деятельности компании на соответствие тому, что указано в вашей лицензии. Кроме того, проверки позволяют выявить любые нарушения в отношении сотрудников.

В рамках проверки вас могут попросить предъявить образцы используемых материалов: брошюры, каталоги, листовки, визитки и т.д. Инспектор также может захотеть побеседовать с вами или с кем-то из ваших сотрудников «тет-а-тет» или в присутствии свидетелей. Вас могут попросить предъявить копии документов, доказывающих законность оформления сотрудников, а также законность их нахождения на рабочем месте. Иногда у вас могут запросить несколько ваших счетов, которые будут доказывать, что ваша компания функционирует, а вы ведёте деятельность, на которую имеете разрешение. При обнаружении нарушений, кроме официальных предупреждений, могут быть наложены штрафные санкции.

Некоторые проверки являются отраслевыми. Например, если вы управляете рестораном или кафе или продаете средства личной гигиены, вы можете ожидать проверок со стороны муниципалитета.  Проверяющие из Департамента контроля качества продуктов питания и Департамента медицинского контроля могут внепланово посещать точки розничной торговли и заведения общественного питания с целью проведения проверки безопасности продуктов питания и продаваемых товаров. Еще один пример отраслевых проверок – таможенная проверка торговых точек. В компаниях, закупающих товары за рубежом или импортирующих товары в ОАЭ, регулярно проводятся проверки ввозимых товаров. Это помогает обеспечить качество импортируемых товаров, которое бы соответствовало местным стандартам, а также предотвратить ввоз в страну контрафактной продукции. Кроме того, может осуществляться контроль со стороны других органов в зависимости от вашей сферы деятельности вашей компании.

В отличие от внеплановых проверок деятельности компании, о проверках офисных помещений обычно известно заранее. Такие проверки обязательно проводятся, если вы осуществляете какую-то перепланировку коммерческих площадей. Иногда бывают стандартные проверки офисов перед тем, как вы подаете заявление на продление срока действия вашей лицензии. В рамках таких проверок инспектор проверяет, заправлен ли ваш огнетушитель, полностью ли укомплектована ли ваша аптечка и размещены ли в свободном доступе номера экстренных служб. Чтобы успешно пройти такую проверку, вам нужно заранее убедиться, что ваш офис соответствует всем требованиям.

Кроме двух уже рассмотренных нами видов проверок, может проводиться проверка сторонними органами. Обычно они осуществляются в случаях, когда вы арендуете стандартный офис (не виртуальный, типа «flexi-desk») и хотите провести там Интернет-соединение, или хотите установить POS-терминал, или просто открыть корпоративный банковский счет. Многие поставщики услуг хотят убедиться, что они будут предоставлять свои услуги реально существующей компании. Поэтому перед началом работы они направляют своего инспектора, который осматривает офис, делает фотографии рабочей зоны, просит образцы брошюр, листовок, буклетов и визитных карточек. После такой проверки инспектор готовит отчет. После утверждения этого отчета и выводов о соблюдении необходимых требований к вам будет направлен консультант или техник для оказания услуг.

И наконец, после утверждения введения НДС в ОАЭ была представлена концепция финансовой проверки. Федеральные налоговые власти ОАЭ уполномочены проводить налоговый аудит любой компании для проверки соблюдения ею соответствующих законов. Федеральные налоговые власти должны за 5 дней уведомить компанию о предстоящей проверке, аудит должен проводиться в офисе компании или в другом месте, где компания осуществляет свою деятельность, складирует товары или ведет финансовую отчетность. Т.е. эти проверки не будут незапланированными и будут проводиться в рабочие часы налоговых органов.

Вам, наверное, интересно, что будет, если ваш офис по какой-то причине закрыт, когда приходит инспектор для проверки деятельности вашей компании.  В этом случае вам придется предоставить объяснение, почему ваша компания была закрыта в стандартные рабочие часы, проверяющий орган может принять эти разъяснения и снова направить инспектора. В противном случае проверяющий орган может принять соответствующие меры. Если инспектору сторонней организации, у которой вы заказали услуги, например, по проведению Интернет-соединения, не удалось провести проверку, вы просто можете напрямую обратиться в организацию и попросить снова направить проверяющего.

Как вы видите, различные проверки проводятся с различными целями. Проверка деятельности компании помогает вам, как владельцу бизнеса, убедиться, что вы соблюдаете все правила и нормы. Эти проверки проводятся незапланированно. Проверки со стороны сторонних организаций проводятся для того, чтобы проверяющие убедились в существовании вашей компании, в ее успешном функционировании. На основании этого будет приниматься решение, будут ли вам оказаны запрашиваемые услуги.

Мы надеемся, что информация в этой статье была полезной для вас. И теперь у вас есть четкое понимание, каким аспектам деятельности вашей компании стоит уделять особое внимание, чтобы успешно вести свой бизнес и избежать штрафных санкций. Мы советуем вам внимательно относиться к ведению всей документации, т.к. ее в любой момент могут попросить предъявить соответствующие органы власти.