Как получать бумажную корреспонденцию в ОАЭ

Мы живём в XXI веке и чаще всего для общения используем электронную почту, но по-прежнему  значительное количество бумажной корреспонденции мы получаем из банков, государственных учреждений, а также от клиентов и поставщиков. И хотя мы стараемся выстраивать «зеленую экономику», мы по-прежнему в некоторых случаях не можем обойтись без бумажных документов. Поэтому, чтобы быть уверенными, что вы получаете по почте необходимые печатные материалы, вы должны заранее урегулировать некоторые вопросы.

Первое, что вы должны запомнить: в ОАЭ не используется система почтовых индексов. Поэтому если кто-то из зарубежных или международных клиентов планирует направить вам письмо, предупредите их, что у вас нет почтового индекса, который они должны указывать при отправке корреспонденции. Вместо этого, вы должны сообщить им номер вашего абонентского ящика. В ОАЭ нет такой недвижимости, к которой бы уже был привязан определенный номер абонентского ящика. Это означает, что при аренде офиса вам нужно отдельно арендовать абонентский ящик на почте в Эмиратах.

Также бывают ситуации, когда вы можете использовать чей-то другой абонентский ящик. Например, если вы владеете оффшорной компанией в ОАЭ, ваш агент обычно предоставляет вам корпоративный адрес с указанным номером абонентского ящика. Поэтому, когда кто-то из ваших бизнес-партнеров будет отправлять вам письма, они будут приходить на абонентский ящик вашего агента, об их получении он вас будет информировать. Если вы арендуете офис в обслуживаемом бизнес-центре, вы можете указывать в своей контактной информации номер абонентского ящика бизнес-центра. Когда вы арендуете виртуальный офис «flexi-desk» во фризоне, вы также можете указывать номер абонентского ящика администрации фризоны, хотя некоторые фризоны сейчас уже требуют, чтобы их арендаторы указывали свой собственный номер абонентского ящика. И наконец, если вы арендуете стандартный офис во фризоне или ваша компания зарегистрирована как местная, вам обязательно нужно арендовать абонентский ящик, чтобы иметь возможность получать корреспонденцию.

Обычно абонентский ящик находится не там, где ваш офис, он может находиться в другом здании или даже в другом районе. Может быть так, что вы приходите в отделение почты, а вам сообщают, что в вашем районе нет свободных абонентских ящиков. Не волнуйтесь. Эмиратская почта разрешает арендовать абонентский ящик в любом районе, который вам кажется наиболее приемлемым. Поэтому перед выбором места, проверьте, где есть ближайшие свободные абонентские ящики, и затем подавайте заявление на аренду. Но при этом имейте в виду, что если ваша компания зарегистрирована в одном эмирате, вы не можете арендовать абонентский ящик в другом.

Для аренды абонентского ящика вам нужны все корпоративные/уставные документы вашей компании. Другими словами, для начала вам нужно завершить регистрационный процесс вашей компании. Когда компания зарегистрирована, необходимо предоставить копию торговой лицензии в почтовое отделение, а также заполнить, подписать и поставить печать на заявлении. Также, нужно предоставить паспортную фотографию управляющего компании, копию его паспорта и национального удостоверения Еmirates ID. Если ваша компания является резидентом фризоны, вам также понадобится справка об отсутствии возражений от регистрирующего органа. Вам её необходимо будет отдельно запросить в администрации фризоны.

Ежегодная плата за аренду абонентского ящика составит примерно 900 дирхам, стоимость регистрации – 100 дирхам. В зависимости от дополнительных услуг, которые вам необходимы, арендная плата абонентского ящика может возрасти. После внесения полной суммы оплаты и подачи всех документов, вы получаете 2 ключа от вашего абонентского ящика, его номер и адрес. Период аренды абонентского ящика начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. Поэтому если вы хотите арендовать ящик в апреле, ваша плата в первый год будет не 900 дирхам, а пропорционально меньше.

Кроме того, когда у вас уже есть арендованный абонентский ящик, вам нужно своевременно продлевать аренду. После 31 декабря у вас есть 1 месяц, чтобы возобновить аренду корпоративного абонентского ящика, в противном случае в отношении вас будут применяться штрафные санкции из-за несвоевременного продления аренды. Если вы не планируете больше пользоваться абонентским ящиком, вам нужно отменить аренду и вернуть ключи. После чего вы получаете письмо  от Эмиратской почты, в котором подтверждается, что у вас нет подлежащих возмещению сумм.

Если ваш абонентский ящик находится в удалённой местности, и у вас нет времени и возможности забирать свою корреспонденцию оттуда, вы можете заказать дополнительные почтовые услуги, и тогда ваша корреспонденция будет доставляться курьером прямо к вашей двери.

Адресная система в ОАЭ также заслуживает отдельного внимания, так как недавно она претерпела значительные изменения. Ранее многие улицы в  Дубае были просто пронумерованы, и могло получиться так, что в разных районах были 2 улицы с одинаковой нумерацией. Чтобы избежать недоразумений и путаницы, в Дубае была введена специальная система Makani. В рамках этой системы все здания получают свой уникальный десятизначный номер Makani. Уникальный номер помогает определить месторасположение здания. Поэтому теперь месторасположение любого здания, включая государственные учреждения, больницы, парки, коммерческие здания, дома, фабрики, склады, магазины, найти намного проще. Приложение Makani можно легко скачать в Appstore и GooglePlay.

В этой статье мы рассказали вам о системе абонентских ящиков в ОАЭ и объяснили, зачем они могут быть вам нужны. Надеемся, что данная информация была вам интересна.

Cтатья опубликована: 11.10.2017

Читайте также: Как открыть компанию в ОАЭ