Планирование и дизайн событий и конференций в Дубае

Дубай является самым крупным городом ОАЭ. Его называют городом-чудом и даже «Парижем Персидского залива». Дубай - это город, где в 2023 мероприятия расписаны даже не на недели, а на месяцы вперед.

В данной статье рассмотрим информацию о планировании и дизайне событий, выставок, бизнес-мероприятий и конференций в Дубае. Ответим на часто задаваемые вопросы, такие как : сложности в организации, лучшие места для проведения мероприятий, особенности организации в Рамадан и другие.

Какие есть сложности с организацией конференций / событий?

Существует несколько сложностей с организацией мероприятий в Дубае. В данной части статьи мы их рассмотрим. 

Первое и самое важное - компания должна иметь лицензию на деятельность в ОАЭ. Второе, для того чтобы провести мероприятие, компания - организатор должен иметь лицензию для проведение ивентов (простыми словами КВЭД на проведение мероприятий). То есть, в лицензии должен быть такой пункт, как event management. 

Что делать, если такой лицензии нет, но мероприятие нужно провести?

Необходимо обращаться в компании или к архитекторам, которые имеют данную лицензию и проводить мероприятия под их именем.

Как дополнение, в официальных источниках не прописаны общие  правила организации ивентов. Все эти правила передаются из уст в уста, и у каждой локации правила могут быть разными. 

Сложность заключается в том, что необходимо выяснять конкретные особенности проведение мероприятия в соответствии с типом мероприятия, видом деятельности, а также особенностей той или иной локации. 

В какие органы стоит обращаться?

1. Нужно определиться с локацией, на которой будет проводиться мероприятие (ресторан, конференц зал, уличная локация, отель или другие). 

2. Как правило, менеджеры самой локации подают запрос на разрешение проведения мероприятия. 

Бывают единичные случаи, когда  сама локация не подает заявку, тогда это нужно делать самостоятельно. 

Орган в Арабских Эмиратах, в который подается заявка называется DTCM - Department of Tourism and Commerce Marketing. 

Какие могут быть подводные камни?

Достаточно обширный вопрос, поэтому рассмотрим самые распространенные “подводные камни”.  

• Большое количество мошенников на рынке. 

Дубай - достаточно быстро прогрессирующий город и прогресс идет не всегда только в положительном ключе. На рынке можно встретить много, так называемых, ивент - агентств, которые сразу хотят Вам помочь в организации. Поэтому в данном вопросе нужно быть внимательным и изучать всю информацию.

• Корректная подача типа Вашего мероприятия.

Важно, чтобы тип мероприятия соответствовал действительности. Если придет проверка, а Ваш тип мероприятия отличается, то будут неприятные последствия. Именно поэтому международная выставка мебели не может быть мероприятием широкого спектра, какой бы инновационный подход или ценности устойчивого развития вы не пропагандировали. Мероприятие должно быть исключительно в рамках программы области дизайна и подразомевать партнерство только с компаниями, которые объединяют производителей, дестрибьютеров и деятелей искусства и дизайна.

• Взаимодействие с менеджерами локаций. 

За счет того, что нет прописанных основных требований к проведению мероприятий, и у каждой локации они свои, то менеджеры не всегда предоставляют полную информацию. Стоит особенно обратить внимание на нормы 2022 года и 2023 года. Не найдейтесь, что они будут представлены в свободном доступе - поищите информацию по словам "design", "emirates", "events" и вы вряд ли найдете точную информацию, как правильно стоит провести фестиваль дизайна, поэтому обращаться стоит только к проверенным источникам. 

• Меньшая посещаемость ивентов в период Рамадана. 

Важно учитывать, что в период Рамадана не все смогут посетить Ваш фестиваль, а потому не увидеть инновацию. В данный период не только мусульмане имеют выходные, придерживаясь правил Рамадана, но и приезжие гости или жители Ближнего Востока, поэтому не гарантировано, что в период Рамадана будет 100% присутствие на Вашем мероприятии, будь оно корпоративным, отраслевым или благотворительным. Даже саммиты и воркшопы для нетворкинга в период священного праздника теряют свою привлекательность. 

Какие разрешения нужны для проведения мероприятий?

Как упоминалось ранее разрешение на проведение мероприятий нужно получать от DTCM. В Дубай нужно получать разрешение на проведение любого мероприятия, независимо сколько людей будет, какая локация и так далее. 

Например, если Вы хотите провести торжественный ужин в ресторане, где будут артисты или планируется какой-то перформанс, то также нужно получать разрешение на проведение данного ивента.

Подытожим, нужно разрешение от  DTCM. В нем указывается тип Вашего мероприятия, ожидаемое кол-во гостей, дата проведения, цель данного ивента, что в принципе будет происходить. 

Дополнительно нужно получать разрешение на спикеров (ведущих). Любой человек, который берет микрофон и выходит на сцену на Вашем мероприятии - это спикер, и на него нужно получать разрешение. По спикеру подается такая информация - паспорт, номер телефона, email, звание человека и то, о чем он будет говорить. Если таких людей несколько, значит и разрешений нужно получить в соответствующем количестве. 

Отдельно нужно получать разрешение на артистов, например, музыкальная группа, фокусник и другие перфомансы бренда ( в свою очередь они должны иметь разрешение на данную деятельность). 

Также, в некоторых локациях требуется разрешение на фото и видеосъемку. Если Ваше мероприятие будет с алкоголем, то подается дополнительный запрос на разрешение проведения ивента с алкоголем. 

Если резюмировать, то в Дубай разрешение нужно получать на любой вид деятельности и на любое мероприятие.  

Особенности организации в Рамадан

В Рамадан запрещен любой entertainment (артисты, живая музыка) до 20:00.

Если говорить про не масштабные мероприятия, такие как лекция с экспертом или бизнес встреча, то особых ограничений нет. В закрытых локациях точно подадут еду / алкоголь, но если на мероприятии присутствуют гости, которые исповедуют ислам, то лучше перенести ивент после 20:00. 

* Можно дополнить данный раздел советом. Если Вы устраиваете мероприятие в период Рамадана, то лучше прозвонить Ваших приглашенных гостей заранее, чтоб напомнить и убедиться в том, что они приедут. Во время Рамадана доходимость на мероприятия снижается. Публика Объединенных Арабских Эмиратов готова пообщаться с экспертами и оценить широкий спектр продуктов в любое время кроме Рамадана. Даже крупное событие в жизни города и встреча профессионалов в области бизнеса, где программа охватывает более 1 000 специалистов различных компаний в различных отраслях, не станут исключением и лишь продемонстрируют подтверждение этого правила.

Нужно ли искать местного партнера?

Необходимости искать местного партнера нет, если Вы имеете компанию в Дубай. 

Если у Вас нет зарегистрированной компании в Дубай, Вы приехали и просто хотите провести ивент, то лучше обратиться к другой компании. Лицензия выдается на год и она достаточно дорогостоящая, поэтому лучше провести мероприятия под именем той компании, которая уже зарегистрирована здесь и имеет опыт проведения важных мероприятий международного уровня. Выставочные стенды таких копманий, как правило, представлены на соответствующих выставках, в том числе дизайна и инноваций (innovation and design talk). 

Есть еще вариант обратиться к ивент-агентствам, которые смогут организовать под ключ все мероприятие для крупных международных компаний. 

Какие есть ограничения в организации?

Все, что Вы планируете делать на мероприятии, лучше всего согласовывать с менеджментом локации. Они Вам подскажут, не будет ли сопутствующих проблем. Однозначно нельзя нарушать законов страны, ничего не должно порочить религию и правительство ОАЭ. Также, нельзя разжигать межнациональную рознь, нельзя собирать митинги и нельзя организовывать и участвовать в азартных играх. 

Ограничения может выставить и локация, так как  могут быть правила, например, не использовать огонь или не использовать дополнительную технику, так как система не потянет. 

Подборка лучших мест для организации  ивентов

Выбор места для проведения мероприятия зависит от стилистики и типа Вашего ивента. Можно провести в кафе, в бизнес-центрах, в офисе (если небольшой ивент и численность не более 20 человек), в залах или на открытых площадках. 

Примеры популярных мест для проведения мероприятий:

1. Opus Tower 

2. Сеть заведений Roasters

3. Mygolf  Dubai 

4. Отели на Jumeirah street 

5. Площадки на “Пальме”

6. SORP Business Center

7. Театры на Umm Suqeim

8. Dubai International Financial Center

Дубай - город возможностей, экономического роста и новых знакомств. Здесь мероприятия расписаны на недели вперед, как и везде, есть свои плюсы и минусы. 

Перед организацией мероприятия нужно ознакомиться со всеми требованиями и правилами, учитывая место проведения и тип ивента. Не забываем про Рамадан, во время него есть тоже свои особенности. Почти на все в Дубае нужно получать разрешение, все должно быть открыто и официально. 

Как дополнение, в данной статье представлена подборка мест, где можно провести мероприятие.